«Небрежное отношение к архивам – признак невысокого умственного уровня общества».
Из «Записки об архиве военного ведомства в городе Ставрополе (на Кавказе) и о проведенных в нем изысканиях (1875 г.)» (Отечественные архивы. 2003. №2. С. 59)
Архивариус – кто это такой? При слове «архивариус» сразу возникает образ древнего старика-ученого с крысой на плече и лупой в руке, бережно сдувающего пыль с древнего фолианта в средневековой полутемной лаборатории с кучей пробирок, реторт и переполненных книжных шкафов. Но средневековье давно прошло, а необходимость сохранения архивов в культурном обществе не пройдет никогда. Видоизменяются только представления: об архивариусе – от старика в остроконечной шляпе до современной деловой женщины в белом халате; и об архиве – от пыльной комнатушки с крысами до светлого помещения, оборудованного по последнему слову техники. Однако, цель работы архивариуса – сохранение архивной информации для ее использования во благо общества, – во все времена остается неизменной.
Медицинский архивариус призван сохранять медицинскую документацию, одновременно обеспечивая ее информационное использование всеми заинтересованными лицами. С введением в 2021 году соответствующего профессионального стандарта эта профессия получила новое название – специалист архива. Одновременно с введением профстандарта, за медицинским архивариусом закрепляется ряд трудовых функций, состоящих из определенного комплекса трудовых действий. Трудовые действия, будучи прописанными в должностной инструкции, составляют круг должностных обязанностей специалиста медицинского архива.
Однако не надо пугаться: основные обязанности архивариуса как были – сохранение, комплектация, учет и организация использования архивных дел и документов постоянного и временного хранения – так и остались неизменными для новоявленного специалиста архива любого профиля, типа и ранга.
Разобраться в хитросплетении из трудовых функций, действий и обязанностей, которые, к тому же, должны выполняться в соответствии с требованиями ряда нормативно-правовых актов, поможет данное практическое руководство.
Почему книга называется «Записная книжка»? Да просто потому, что она всегда может быть с Вами на рабочем месте – либо в бумажном виде, как всегда ранее у Вас на столе лежала записная книжка с телефонными номерами и списком дел «на сегодня», либо на компьютере, или даже на личном телефоне – как сейчас Вы используете такие функции своего телефона, как «список контактов» или «блокнот».
Для удобства пользования книжкой, информация в ней организована по типу «вопрос – ответ». В оглавлении книги сформулировано большинство вопросов, которые так или иначе встают перед работником медицинского архива, когда он начинает решать новую задачу или хочет освежить в памяти информацию о том, как правильно делать то, что делал «когда-то давно».
Правила и требования, предъявляемые при работе с архивными материалами, меняются так же, как меняется и техника, на которой выполняется работа. Особенно много изменений приходит в результате процесса цифровизации – это и введение электронного документооборота, и появление электронных персональных медицинских записей и электронных историй болезни, и создание электронного архива.
Ничего не поделаешь, постепенно мир становится электронным. И книга, записная книжка медицинского архивариуса, тоже приобрела электронную форму, став современным практическим руководством специалиста архива медицинской организации.
Как пользоваться электронной книгой? Просто откройте на компьютере или телефоне ее электронную версию, просмотрите оглавление и выберите интересующий Вас вопрос. Или, не просматривая оглавление, сразу нажмите сочетание клавиш «Ctrl» + «F», или просто значок «лупы» – и в появившейся поисковой строке напишите свой вопрос, например, «Как провести экспертизу ценности?». Даже проще – наберите только ключевые слова вопроса, «экспертиза ценности». Поисковая система сама поможет Вам в ориентировании по электронной книге, показав все случаи, где в тексте упоминается это словосочетание. А для того, чтобы система показала еще и такие видоизмененные словосочетания, как «экспертизУ ценности», или «экспертизЕ ценности», сформулируйте свой запрос еще проще, введя в графу поиска только одно слово – «экспертиз» (без окончания). И поисковая система выдаст Вам все случаи, где в книге упоминается заданное слово, останется лишь выбрать наиболее подходящий по смыслу Вашего вопроса вариант.
Ответы на вопросы составлены на основе цитат из нормативно-правовых актов или учебно-методических материалов, при этом в квадратных скобках даны ссылки на первоисточник, приведенный в списке использованной литературы под соответствующим номером. При желании, Вы можете более полно ознакомиться с информацией из первоисточника, перейдя к его тексту по электронной ссылке, указанной в списке литературы.
Вопросы в практическом руководстве скомплектованы в тематические главы, которые, в свою очередь, объединены по функциональному признаку, отражающему знания, умения и навыки специалиста архива: основные законы, понятия и термины архивной сферы; хранение; комплектование; учет; организация использования архивных дел и документов в медицинских организациях различных форм собственности.
