© Бикмухаметов И. Х., Исхаков З. Ф., Лехмус М. Ю., 2018
© Издательство «Прометей», 2018
* * *
Деятельность предприятий и организаций различного профиля на современном этапе развития общества невозможно представить без широкого использования информационных технологий. Применение информационных технологий дает предприятиям существенные конкурентные преимущества в таких вопросах, как оперативный учет информации, подготовка отчетов и учетной документации, анализ рыночной среды, обмен информацией с партнерами и контрольными органами и т. д. В настоящее время компьютерные технологии внедряются во все этапы основной деятельности: от планирования и организации деятельности, текущего учета, отчетности на различных календарных этапах до управления основным производством и становятся одной из важнейших составляющих успешной работы предприятий.
Для реализации различных запросов заинтересованных структур по вопросам автоматизации своей деятельности, многими IT-компаниями и IT-сообществами разработаны и активно предлагаются на рынке предметные решения. Это, прежде всего, комплексные информационные системы проблемно-ориентированного профиля.
Эффективность внедрения таких систем всегда носит спорный характер и зависит от множества факторов: высокой начальной стоимости, правильности поставленного технического задания на внедрение информационной системы, наличия IT-структуры организации для автоматизации различных процессов, готовности сотрудников к использованию соответствующего аппаратного и программного обеспечения и т. д.
Но вместе с тем, остаются некоторые задачи разработки и применения информационных технологий, которые можно эффективно решить без больших финансовых и временных затрат. Это, прежде всего, вопросы разработки учетных приложений для текущих оперативных задач организации.
В данном учебном пособии рассматриваются практические вопросы создания учетных приложений. Рассматриваются полезные, с точки зрения авторов, подходы и инструменты разработки приложений, приводятся готовые фрагменты программного кода для автоматизации отдельных процессов. Это обусловило наличие в пособии большого количества скриншотов процесса создания учетных приложений в различных офисных программах.
Учебное пособие может быть использовано при изучении дисциплины «Разработка учетных приложений в среде MS Office» и рекомендовано всем желающим получить практические навыки работы в офисном пакете с элементами автоматизации своих приложений с использованием макросов и VBA.
1. Учетные приложения и автоматизация хозяйственной деятельности
Учетные приложения очень широко используются в различных структурных подразделениях предприятий и организаций. На любом компьютере можно найти с десяток электронных таблиц с массивом данных на различную тематику. Обычно пользователи создают такие таблицы, чтобы вести учет в какой-либо предметной области. При этом всегда есть возможность быстро провести над этими данными различные процедуры обработки или использовать часть из них для различных расчетов и построения различных диаграмм.
Под «приложением» принято называть программный продукт, разработанный для выполнения конкретных задач в выбранной программной среде, содержащий конкретный алгоритм реализации и программный код. Часто можно услышать Windows-приложение, DOS-приложение, офисное приложение и т. д. Обыкновенная электронная таблица еще не является приложением. Необходимо действие, которое должно выполнять приложение, характеризующее приложение как приложение – иначе это просто документ. Другое дело, когда электронная таблица содержит в своих ячейках формулы или функции листа. В этом случае можно говорить об активной электронной таблице, которая производить различные вычисления, да к тому же автоматически корректирует красочную диаграмму на листе в зависимости от изменившихся исходных данных в ячейках таблицы. А если еще с данными электронной таблицей работают с помощью кода VBA и используют элементы управления, тогда свойства электронной таблицы приближаются к исполняемому файлу приложения.
Приведем отличия учетного приложения от простой электронной таблицы:
1. Учет – это динамический процесс, поэтому таблица постоянно меняет свой размер в зависимости от занесенных в нее данных.
2. Если необходимым условием для приложения является проведение каких-либо действий с данными таблицы, то для электронной таблицы это только возможное действие.
3. Данных действий должно быть более одного, т. е. отличительное свойство приложения это различная, контекстная работа с набором данных. Пользователь сам выбирает, какое действие необходимо выполнить с табличным набором данных в данный момент времени.
4. Наличие программного кода для автоматизации интерфейса программного приложения, работы с переменным табличным набором данных и автоматизации взаимодействия с другими приложениями является необходимым условием для приложения.
Основные теоретические вопросы разработки учетных, а точнее учетно-расчетных приложений рассмотрены в учебном пособии Лукьянова П. Б. [1]. Каждое учетно-расчетное приложение имеет большую расчетную составляющую в виде различных блоков анализа данных в базе, прогнозирования, и возможно элементов какого-то подхода к оптимизации. Его уже нельзя назвать просто учетным приложением. Это скорее расчетное приложение с таблицей исходных данных. Расчетный блок учетного приложения, прежде всего, зависит от предметной области использования данного приложения: экономика, менеджмент, образование, наука и др. Следовательно, у каждого учетного приложения он будет свой.
