Реактивный – незапланированный, происходящий в ответ на те или иные события.
Большинство деловых людей ничего не планируют, а живут в ожидании событий, которые заставят их действовать. Они живут и работают в реактивной манере, однако для того, чтобы построить эффективную машину продаж, нужно научиться проактивной деятельности, основа которой – контроль времени.
Проактивный – контролируемый, направленный на достижение поставленных целей.
Хорошая система тайм-менеджмента не отнимает много времени: вам понадобится лишь пять минут в день, чтобы организовать свой рабочий график. Кроме того, необходимо научить ваших подчиненных эффективно управлять временем, чтобы вы могли работать в одном ритме. Система тайм-менеджмента Чета Холмса включает шесть простых шагов, регулярно выполняя которые вы и ваша команда значительно повысите производительность.
Шаг 1. Делай до конца или не берись. Не читайте письмо, если не уверены, что можете ответить на него прямо сейчас. Не отвлекайтесь на телефонные звонки, если заняты важным делом, которое срочно нужно закончить.
Шаг 2. Составляйте планы. Если у вас нет плана, вы работаете в реактивном режиме. Хороший план помогает сфокусироваться на главном и увеличивает эффективность. В рабочем плане на день не должно быть более 6 пунктов!
Шаг 3. Определите, сколько времени вы потратите на каждый пункт. Время, запланированное на выполнение 6 пунктов плана, не должно превышать 2/3 всего рабочего времени. Так, если ваш рабочий день длится с 8.00 до 18.00, вы можете потратить 6,5 часов на выполнение плана.
Шаг 4. Планируем свой день. Расписание на день включает 6 пунктов, запланированных в шагах 2, 3, проверку электронной почты и обязательные телефонные звонки, совещания, а также 2 получасовых перерыва для спонтанных вещей (к сожалению, мы не можем предусмотреть все события).
Шаг 5. Расставляем приоритеты. Часто мы оставляем выполнение трудных задач, требующих значительных временных затрат, на конец дня. Это стратегически неверно: во-первых, утром у вас больше сил, во-вторых, выполнив трудную задачу, вы заряжаетесь уверенностью и быстро справляетесь с оставшимися пунктами плана.
Шаг 6. Спросите себя: «Повредит ли мне, если я это выброшу?» Исследования показывают, что 80 % информации, сохраняемой как в электронном виде, так и на бумаге, абсолютно бесполезны. Электронный хлам замедляет работу компьютера, а горы бумаг на столе мешают вам сосредоточиться.
Даже если ваша работа является по сути реактивной (вы – оператор колл-центра, ассистент босса или секретарь на ресепшене), необходимо выделять время для проактивной деятельности, иначе вы рискуете погрязнуть в рутине: приобретайте новые знания и навыки, улучшайте работу вашей компании.
Чет Холмс создал систему тайм-менеджмента, когда работал на миллионера Чарли Мангера. Чет руководил девятью подразделениями компании, и в его подчинении было 22 человека. Первое время он разбирался с их идеями, нуждами и жалобами с 10 до 22 часов 7 дней в неделю. Затем он отправлялся домой и занимался работой, которая двигала бизнес вперед. Через два года непрерывной работы (даже в отпуске на Гавайях Чет получал по 15 факсов в день) он осознал необходимость взять под контроль свое время и свой персонал, то есть стать более организованным и менее реактивным. Чет выпустил меморандум: «Всем сотрудникам: больше не подходите с вопросом, есть ли у меня минутка. Ответ будет: “НЕТ!” Держите свои мысли, вопросы и жалобы при себе до еженедельных собраний. Если дело срочное, напишите мне ответ на это письмо с указанием вашей проблемы, и, возможно, я смогу уделить вам 10 минут».
