Часть 1. Жизненный цикл дебиторской задолженности
Дебиторская задолженность (далее – задолженность, дебиторка, долги) возникает из-за несовпадения даты появления обязательства и даты оплаты по этому обязательству.
Для управления задолженностью необходимо понимать стадии ее формирования и вести работу на каждой стадии, только в этом случае вы сможете контролировать и управлять долгами.
Предлагаю рассмотреть следующий жизненный цикл дебиторской задолженности:
Виртуальная (1) → бюджетируемая (2) → текущая (3) → проблемная (4) → списанная (5).
Каждый этап зависит от наступления определенных событий:
(1) Виртуальная задолженность возникает в период поиска потенциальных клиентов до даты оприходования ее на баланс, заключения договора, выставления счета.
(2) Бюджетируемая задолженность – задолженность с даты заключения договора/ выставления ежемесячных счетов до даты оплаты, указанной в договоре (пр.: услуги оплачиваются до 5-го числа каждого месяца).
(3) Текущая задолженность наступает, начиная со следующего дня после наступления даты оплаты по договору до даты перевода ее в проблемную задолженность.
(4) Проблемная задолженность – задолженность по истечении определенного количества дней/долги, оставшиеся после расторжения договора, и иные основания, предусмотренные внутренними правилами организации индивидуально.
(5) Списанная задолженность – задолженность с даты, когда все юридические возможности по взысканию долга исчерпаны.
Первый этап, как правило, отдается менеджерам по продажам/закупкам, занимающимся поисками клиентов.
Два последующих этапа (бюджетируемая и текущая задолженность) целесообразно поручить менеджерам по дебиторской задолженности, четвертый и пятый этапы – юристам.
В данной книге акцент сделан на организацию эффективной работы сбюджетируемой и текущей задолженностью (этапы 2 и 3) – те деньги, которые реально получить в ближайшей перспективе при правильной организации бизнес-процессов.
Работа с просроченными и безнадежными долгами (этапы 4 и 5) очень дорогостоящая и далеко не всегда приносит желаемый результат (судебные тяжбы, банкротство контрагентов, исполнительные производства, которые тянутся годами и не дают гарантий получения денег). При этом стоимость дебиторской задолженности снижается из-за инфляции. Но это не значит, что подобные долги нужно прощать, более подробно работа с проблемной задолженностью будет освещена в другой книге.
Таким образом, усилия, в первую очередь, необходимо направлять на эффективное управление бюджетируемой и текущей задолженностью, далее в книге речь пойдет о работе именно с этими видами дебиторки.
Часть 2. Система управления задолженностью
Работа с задолженностью на предприятии представляет собой определенную систему, которую можно разделить на три основные части:
– Кредитная политика организации.
– Система бюджетирования.
– Процесс получения денег (процесс инкассации).
Каждая часть системы – это отдельные бизнес-процессы, которые должны быть четко регламентированы для сотрудников компании.
Рассмотрим каждый элемент по отдельности.
2.1. Выбираем кредитную политику
Тип кредитной политики.
Выделяют три типа кредитной политики:
– консервативный (с минимальными отсрочками платежей и предпринимательскими рисками);
– умеренный (средний уровень кредитного риска при оказании услуги с отсрочкой платежа);
– мягкий тип кредитной политики (расширение объема продаж за счет передачи товара/услуги в кредит).
Руководство компании должно определить, какой тип кредитной политики использует организация. При этом в рамках одной компании возможно использование разных типов политик.
Так, например, при реализации товара, обладающего конкурентными преимуществами и пользующегося спросом, организация применяет консервативный тип кредитной политики (на условиях 100-процентной предоплаты, не допускает просрочек, вводит штрафные санкции за нарушение сроков оплат и т.п.), а при реализации остатков со склада – другой, умеренный или мягкий (пр.: передача товара под реализацию/ предоставление отсрочки оплаты/ предоставление скидки).
Каждый субъект рынка самостоятельно определяет, какие факторы необходимо учесть при выборе типа кредитной политики, но важно, чтобы у менеджеров по дебиторской задолженности было четкое представление о применяемых критериях.
Например, хозяйствующий субъект сдает в аренду помещение в торговом центре с невысокой посещаемостью и проходимостью. Арендатора в такой торговый центр найти не просто. В этом случае арендодатель применяет умеренный тип кредитной политики и предоставляет отсрочки оплаты арендной платы. При этом менеджер по работе с задолженностью должен знать:
– на какой период он самостоятельно может предоставить отсрочку оплаты арендатору по данному объекту;
– какая отсрочка является критичной и должна согласовываться с руководством или вышестоящим начальником;
– по истечению какого срока менеджер должен направить досудебную претензию и т.д.
☞ Компания должна определиться, какую кредитную политику она выбирает по отношению к своему товару/работе/услуге.
Способы обеспечения обязательств.
Вы выбрали тип кредитной политики, теперь необходимо определиться со способами обеспечения обязательств в рамках данной политики.
